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Todas las empresas tienen procesos de cobro y pago de facturas. Si los manejan mal, se producen pérdidas, se deteriora el flujo de caja y se perjudican las relaciones con clientes y proveedores. Los procesos ineficientes significan en sí mismos, gastos evitables en recursos humanos y dedicación de esfuerzos directivos a tareas de menor impacto.
Se prevé que en la economía post pandemia, la cobranza será más difícil: con procesos de cobro más complejos, con mayor diversidad de formas de pago, con necesidad de soportar sobre la marcha, cambios a los compromisos acordados, con sistemas de seguimiento funcionales y exactos. Soportar esas necesidades pasará a ser una ventajas competitiva importante.
MetaModelo es representante del software líder en gestión de pago y cobranza de facturas TotalFact. Esta herramienta resuelve la gestión de procesos de las facturas de una empresa, de un modo simple y efectivo. Hemos empaquetado en TotalFact las mejores prácticas del pago y cobranza de facturas.
etapas del proceso
Las etapas del Proceso de Cobranza se asocian a los “estados de la factura”. Cada empresa define los “estados” que usará. Por ejemplo, una empresa podría elegir emitida=> aceptada/rechazada => morosa => objetada => pagada y otra empresa podría agregar el estado => cobranza judicial.
ATENDER Casos especiales
Usando Post-it se maneja la información de los casos especiales. Por ejemplo, las razones por las cuales un cliente objetó una factura.
carga automática de facturas
Las empresas utilizan las versiones XML de sus facturas (descargables desde el sitio del SII) para cargar automáticamente sus datos en TotalFact, es decir, no requieren digitar dos veces.
ASIGNACIÓN DE tiempo
Se definen tiempos en cada estado y se elige a quienes se les envía un email, cuando los plazos no se cumplen.
REVISAR POR ESTADOS
Usando los filtros se seleccionan las facturas según su “estado”, para ejecutar las tareas que correspondan. Por ejemplo, revisar la resolución de los problemas de las facturas objetadas.
orden de pago masivo
La empresa recibe por correo las facturas que le envían sus proveedores y puede dar orden de pago de un lote de facturas al Banco.
